Systemservice nach Lieferung

8.03.2010 | EVB-IT Systemlieferung | von Norman Müller

Die EVB-IT Systemlieferung sehen die Möglichkeit der Verpflichtung des Auftragnehmers vor, nach der Lieferung Systemserviceleistungen zu erbringen.

Schon aus vergaberechtlichen Gründen sollte dieser Möglichkeit sollte regelmäßig Gebrauch gemacht werden. Nur wenn Systemlieferung und Systemservice gemeinsam ausgeschrieben werden, lassen sich die Gesamtkosten eines Systems für die geplante Nutzungszeit vernünftig abschätzen, denn die Servicekosten sind wesentlicher Bestandteil der Gesamtkosten. Demgemäß sind sie zu berücksichtigen, wenn der Zuschlag auf das insgesamt wirtschaftlichste Angebot zu erteilen ist.

Arten von Systemserviceleistungen

Die AGB sehen in Ziffer 4 grundsätzlich drei  unterschiedliche Arten von Pflegeleistungen vor:

• Leistungen zur Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft des Systems (sämtliche notwendige Maßnahmen zur Beseitigung von Störungen)
• Leistungen zur Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft des Systems (vorbeugende Maßnahmen zur Vermeidung von Störungen)
• Überlassung von verfügbaren neuen Programmständen  für die Standardsoftware

Maximale Laufzeit 4 Jahre

Systemservice sollte aus vergaberechtlichen Gründen grundsätzlich maximal für einen Zeitraum von vier Jahren vereinbart werden (§ 3 a Nr. 4 Absatz 8 VOL/A). Eine optionale Verlängerungsmöglichkeit wäre eine unzulässige Umgehung. Hiervon kann jedoch dann abgewichen werden, wenn ein zulässiger Ausnahmetatbestand vorliegt. Das ist z. B. dann der Fall, wenn eine nur vierjährige Laufzeit z. B. unter Berücksichtigung von Gesamtaufwendungen unwirtschaftlich wäre.

Keine vorzeitige Außerbetriebnahme 

Achtung! 

Abweichend von den bisherigen EVB-IT- und BVB-Verträgen gilt sowohl für den EVB-IT Systemlieferungsvertrag als auf für den EVB-IT Systemvertrag:

Sollte das System vor Ablauf der vereinbarten Laufzeit außer Betrieb genommen werden, sind die Kosten für den Systemservice bis zum Ende der Laufzeit weiter zu zahlen, es sei denn, die Außerbetriebnahme stellt im Einzelfall einen wichtigen Grund zur vorzeitigen Kündigung der Vereinbarung dar.

Ist also denkbar, dass eine vorzeitige Außerbetriebnahme ohne wichtigen, zur Kündigung berechtigenden Grund während der Laufzeit erforderlich wird, sollte im Vertrag unter Nummer 7.3 eine Individualregelung getroffen werden, in der ein Recht zur außerordentlichen Kündigung sowie angemessene Kündigungsfolgen vorgesehen werden.

Sollen im Einzelfall schon vor der Abnahme Softwarepflegeleistungen, Hardwareinstandhaltungsleistungen oder andere Serviceleistungen erbracht werden, ist dies gesondert, beispielsweise in der Leistungsbeschreibung oder unter Nummer 18.8 des Vertrages "sonstige Vereinbarungen" zu vereinbaren.