Dokumentation

8.03.2010 | EVB-IT Systemlieferung | von Norman Müller

Die Dokumentationspflichten des Auftragnehmers sind in Ziffer 5 der EVB-IT Systemlieferungs-AGB geregelt.

Bedeutung der Dokumentation

Die Dokumentation des Systems ist eine wesentliche Pflicht des Auftragnehmers. Fehlt diese, ist der Auftraggeber in der Regel dazu berechtigt, die Annahme der Systemlieferung zu verweigern.

Selbstverständlich gilt dies dann nicht, wenn nur unwesentliche Teile der Dokumentationspflichten nicht erfüllt werden, z. B. wenn vereinzelte Handbücher zu gelieferter Standardsoftware fehlen -  dies wird dann möglicherweise nur einen unwesentlichen Mangel darstellen. Auch in diesem Fall wären aber die Handbücher selbstverständlich im Rahmen der Mängelhaftung nachzuliefern.

Umfang der Dokumentation

Neben den Systemkomponenten selbst müssen alle Systemserviceleistungen, Aufrechterhaltungs- und Wiederherstellungsleistungen in angemessener Weise dokumentiert werden. Die Art und Weise der Dokumentationspflichten kann im Vertrag unter Nummer 6 näher bestimmt oder es kann von dieser Regel abgewichen werden.

Darüber hinaus sind nicht nur Anwendungsdokumentationen, sondern auch Nutzungshandbücher für Hard- und Software sowie Verfahrenbeschreibungen in der in Ziffer 5.2 der AGB geregelten Qualität geschuldet.

Folgen mangelhafter Dokumentation 

Eine nicht vereinbarungsgemäße Dokumentation stellt einen Mangel des Systems dar und berech­tigt den Auftraggeber zur Geltendmachung der in Ziffer 13 der AGB vereinbarten Mängel­ansprüche. Im Einzelfall kann eine fehlende oder gravierend mangelhafte Dokumentation auch zu einer Zurückweisung der Lieferung berechtigen (z.B. wenn ohne eine solche Dokumentation die Prüfung oder die Nutzung der Lieferung nicht möglich ist).

Vorgaben bzw. Ankreuzmöglichkeiten im Vertrag

Art und Umfang

In Nummer 6.1 des Vertrages werden Art und Umfang der Dokumentation vereinbart. Das kann entweder durch entsprechende Eintragungen in der Tabelle oder in einer separaten Anlage geschehen. Ist eine solche detaillierte Beschreibung nach Art und Umfang dem Auftraggeber nicht möglich, kann er über das Ankreuzfeld unter der Tabelle eine Anlage mit einer Generalregelung einbeziehen. In dieser könnte zum Beispiel vereinbart werden, dass der Auftragnehmer die umfassende Dokumentation des gesamten Systems schuldet und dass hierzu insbesondere die Anwendungsdokumentation (Nutzerhinweise, Anleitungen und Hilfestellungen etc.) sowie die Nutzungshandbücher für Hard- und Standardsoftware und Verfahrens­beschrei­bungen gehören.

Sprache

Die Dokumentation wird gemäß Ziffer 5.2 der AGB grundsätzlich in deutscher Sprache geschuldet. Akzeptiert der Auftraggeber Teile der Dokumentation auch in anderen Sprachen, z. B. in englischer Sprache oder wünscht der Auftraggeber eine Dokumentation in einer anderen Sprache, z. B. für Auslandseinsätze, kann er dies unter Nummer 6.2 abweichend vereinbaren.

Zeitpunkt der Übergabe

Nach Ziffer 5.2 der AGB muss die Dokumentation bei Lieferung des Systems vorliegen. Abwei­chend hiervon kann im zweiten Ankreuzfeld im Vertrag vereinbart werden, dass bestimmte Teile der Dokumentation bereits vor oder erst nach der Lieferung zur Verfügung gestellt werden. Ein Vorziehen der Dokumentation kommt insbesondere dann in Betracht, wenn es notwendig erscheint, sich auf die Prüfung der Lieferung bzw. Demonstration der Betriebsbereitschaft vorzubereiten. Ein Nachliefern von Dokumentationsteilen, insbesondere solchen, die individuell für den Auftraggeber erstellt werden, kann bei zeitkritischen Projekten sinnvoll sein, um den Druck auf den Auftragnehmer zu verringern.

Nutzungsrechte

Im Einzelfall kann im fünften Ankreuzfeld von Nummer 6.2 des Vertrages vereinbart werden, dass für die individuell erstellte Dokumentation ein ausschließliches Nutzungsrecht eingeräumt wird. Hiervon kann z.B. Ge­brauch gemacht werden, wenn eine besondere Geheimhaltung erforderlich ist. Dabei ist aller­dings zu berücksichtigen, dass sich die Vereinbarung eines ausschließlichen Nutzungsrechts in der Regel preiserhöhend auswirkt.